Die Rechnung, bitte!

Wer seine Leistungen abrechnet, möchte schnell und unkompliziert sein Honorar erhalten. Doch damit das Finanzamt mitspielt und Ihre Kunden den Vorsteuerabzug geltend machen können, muss die Rechnung formal fehlerfrei sein. Besonders durch die E-Rechnungs-Pflicht, die seit Januar 2025 schrittweise eingeführt wird, haben sich die Anforderungen für alle Selbstständigen verändert.

• • Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden.
  • Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
  • Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie eine handelsübliche Bezeichnung des Umfangs
  • Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der angewendete Steuersatz (z. B. 7 % oder 19 %).

Sollten Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, müssen Sie dies auf Ihren Rechnungen z.B. mit der Formulierung „Umsatzsteuer wird gem. § 19 UStG nicht erhoben“ angeben. Die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist in diesem Fall nicht möglich.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (brutto): Hier sind weniger Angaben erforderlich:

• Den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• den Umfang und die Art der Leistung,
• das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe,
• den Umsatzsteuersatz in Prozent (z.B. 19 % ) oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf.

Seit Anfang 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich der neue Standard. Das bedeutet für Sie:

• Empfangspflicht: Jedes Unternehmen – auch Kleinunternehmer – muss seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Ein einfaches PDF gilt nach dem neuen Gesetz nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
• Übergangsfristen beim Versand: Bis Ende 2026 dürfen Sie im B2B-Bereich Rechnungen noch als Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) als PDF versenden. Ab 2027 wird dies für viele Unternehmen zur Pflicht, wobei für kleinere Betriebe mit Vorjahresumsätzen unter 800.000 € noch längere Schonfristen bis Ende 2027 gelten.
• Ausnahme Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) nutzt, ist nach aktueller Rechtslage dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen auszustellen – empfangen müssen wir sie jedoch trotzdem.

Denken Sie auch an die 10-jährige Aufbewahrungspflicht. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat gespeichert werden – ein bloßer Ausdruck reicht für das Finanzamt nicht aus.

Unser Fazit: Die Digitalisierung der Buchhaltung spart langfristig Zeit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die neuen Formate beherrscht, damit Sie für die kommenden Jahre rechtssicher aufgestellt sind. Qualität beginnt bereits bei der ersten Rechnung!